Slik skaper du engasjerte medarbeidere på hjemmekontor
Stadig flere, ikke minst innenfor IT-bransjen, stiller i dag krav til hjemmekontor. Å dra på kontoret hver morgen er ikke lenger en selvfølge for alle, og etter pandemien har hjemmekontor blitt den nye normalen. For å rekruttere innen IT-bransjen, en bransje hvor det i dag som kjent er ekstremt stor konkurranse om gode kandidater, må du som arbeidsgiver tilpasse deg etter forholdene.
Her har vi satt opp noen konkrete tips som hjelper deg med å håndtere avstandsarbeid på best mulig måte og få engasjerte og produktive medarbeidere.
Egenskaper du bør definere hos kandidater
Når du ansetter personer for hjemmekontor, er det viktig at vedkommende har de ferdighetene og egenskapene som kreves nettopp for å jobbe hjemmefra. Det er viktig at de har evnen til å kommunisere effektivt og at de uttrykker seg tydelig både skriftlig og i videosamtaler. De bør også ha sterk ansvarsfølelse og være selvstendige, og de bør ha evnen til å utføre sine arbeidsoppgaver samtidig som de holder andre oppdatert underveis.
Når du undersøker dette, er det svært viktig å spørre kandidatene om eksempler og tidligere hendelser som illustrerer nettopp disse egenskapene.
Onboarding – nå viktigere enn noensinne
Hvis noen kandidater begynner med hjemmekontor allerede fra start, er det viktig å utarbeide et strukturert onboarding-program. Å onboarde personer som jobber hjemmefra, krever en annen struktur ettersom du ikke lenger kan veilede dem fysisk.
Tips ved onboarding:
- Installer nødvendig utstyr og gi tilgang til kommunikasjonslinjer
For at de nyansatte skal føle seg trygge og godt forberedt før de begynner, bør du sørge for å gi dem datamaskiner og annet nødvendig utstyr god tid i forveien. Før arbeidsstart bør du forsikre deg om at de har tilgang til alle kommunikasjonsverktøy, at de forstår hvordan de brukes og får retningslinjer rundt hvordan de setter opp programvare, videosamtaler m.m. - Send en virtuell velkomstpakke
Send en personlig hilsen fra sjefen eller administrerende direktør, en felles hilsen fra avdelingen, en liten gave eller annet som får dine nyansatte til å føle seg velkommen. - Sett opp en timeplan for møter og regelmessige innsjekkinger
Lag en ukeplan som inneholder virtuelle møter med de andre i teamet, lag en kalender for opplæring og bedriftsarrangementer, og sett opp regelmessige samtaler for å finne ut hvordan de opplever tiden som nyansatt.
Motivere og engasjere
Selv om mange opplever at de jobber like godt eller kanskje til og med bedre hjemmefra, kan hjemmekontor faktisk påvirke de ansattes resultater. Derfor er det viktig at du forstår hvordan du kan støtte dem slik at de oppnår økt engasjement og yteevne.
5 tips for å motivere ansatte som jobber fra hjemmekontor:
- Vær tydelig på hva du forventer
Å være tydelig med KPI-er, blant annet hvordan de måles og spores, er viktig for å motivere og lede dine ansette. Folk presterer bedre når de vet nøyaktig hva som forventes av dem, og dette gjelder spesielt i et hjemmekontormiljø. - Sørg for at teknisk support er lett tilgjengelig
Noe som blir ekstra viktig, er å gi de ansatte et kontaktpunkt for hjelp med tekniske problemer. I dag er det mange selskaper som overlater til de ansatte å finne ut hvordan problemene skal løses og hvem de skal kontakte. Dette koster tid og skaper frustrasjon blant de ansatte, noe som fører til tapt produktivitet og mindre motivasjon. Sørg for at de ansatte vet hvem de skal kontakte hvis det oppstår tekniske problemer. - Glem Micromanaging!
Ha en tydelig kommunikasjon og tydelige samordninger, men unngå å kontrollere alt det de ansatte gjør. Micromanaging skader medarbeidernes selvtillit og kan faktisk føre til mindre effektivitet og motivasjon. - Vær lydhør og vis empati
Empati og lydhørhet er en sentral del av å være en god sjef og i sin tur motivere de ansatte. Med personlig samhandling på kontoret kan du lese kroppsspråket deres, noe som ikke er mulig via telefon og e-post. I et arbeidsmiljø med mye hjemmekontor må du i stedet være proaktiv og stille direkte spørsmål om hvordan de ansatte har det, hvordan de opplever arbeidet og hva de trenger fra deg for å kunne drive arbeidet sitt fremover.
Bygg en god hjemmekontorkultur
I og med at de ansatte er fysisk fraværende, er det en større utfordring å bygge opp en kultur. Nettopp derfor blir det desto viktigere å bygge en god hjemmekontorkultur. Dette krever derimot mer anstrengelse.
3 tips som kan hjelpe deg:
- Samle inn feedback regelmessig
Still forventninger til regelmessig feedback fra de ansatte, lytt, reflekter og gjør justeringer etter behov. En kultur med konstruktiv feedback vil få dine ansatte til å føle seg trygge på å si det de mener og å føle at de blir lyttet til. - Samle teamet
Medarbeiderne må føle samhørighet og få muligheten til å knytte bånd med hverandre. Hvis det ikke er mulig å samle teamet rent fysisk, kan du sette opp virtuelle aktiviteter som de kan benytte seg av. Hold en virtuell frokost eller Happy Hour der de ansatte kan danne nettverk med hverandre. Start kanaler i f.eks. Slack eller Asana, der de kan ha både jobbrelaterte og mer sosiale diskusjoner med hverandre. - Lag mentorprogrammer
En av de viktigste delene av å bygge tillit og en følelse av tilhørighet blant de ansatte, er å hjelpe dem å vokse og lære av kollegene sine. Innfør rutiner som hjelper alle å vokse både individuelt og som gruppe: integrer teambuilding-øvelser, arranger felles workshops eller kjør en ”Lunch & Learn” hver uke.
Arbeidet med å holde de ansatte motivert og fremme en god arbeidskultur høres ut som en selvfølge, men for bedrifter med ansatte som jobber hjemmefra kan det bli en stor utfordring. Å få dem til å trives og bli værende på din arbeidsplass krever både struktur, prosedyrer og langsiktig regelmessig arbeid – men det er fullt mulig!