Rekrutteringsprosess – Hvordan skal den gjennomføres?

For at du skal kunne rekruttere riktig kompetanse til din bedrift, er det viktig med en god rekrutteringsprosess. Hensikten med rekrutteringsprosessen er å skape struktur og system for en ellers omstendelig, men viktig del av bedriftens arbeid. Det skal gjøre det strategiske rekrutteringsarbeidet lettere og begrense den menneskelige faktoren. I denne artikkelen går vi gjennom hva en rekrutteringsprosess er, og hvordan du som rekrutterer kan gjøre den så gunstig som mulig for din virksomhet.

Hvorfor er en rekrutteringsprosess så viktig?

Rekrutteringsprosessen, eller ansettelsesprosessen, fyller mange funksjoner når du skal rekruttere nye medarbeidere til din bedrift. Den hjelper deg som rekrutterer med blant annet å finne og velge passende kandidater med riktig type kompetanse til den aktuelle stillingen. Det sikrer også at kandidaten får den informasjonen for å kunne avgjøre om han eller hun er interessert i stillingen.

En velfungerende rekrutteringsprosess skaper interesse i kandidaten om hva bedriften holder på med. Det er viktig at han eller hun får møte nøkkelpersoner og fremtidige kollegaer for å danne seg et godt bilde av arbeidsplassen og den aktuelle stillingen.

Husk at rekrutteringsprosessen ser forskjellig ut avhengig av bransje. Når du skal rekruttere innenfor for eksempel IT-bransjen, hvor det er spesielt utfordrende å finne riktig kompetanse, er det viktig å engasjere kandidaten gjennom hele rekrutteringsprosessen. I tillegg har prosessen nesten alltid flere formål.

Bruk bedriftens spesifikke prioriteringer og utfordringer når du utformer rekrutteringsprosessen.

Hvilke steg består vanligvis prosessen av under rekruttering?

Som nevnt ovenfor er det ingen rekrutteringsprosess som passer alle. Imidlertid er det noen vanlige trinn som de fleste rekrutteringsprosesser inkluderer:

  • Undersøke behovet for en ny ansatt
  • Formulere en stillingsutlysning
  • Markedsføre stillingen
  • Ta imot søknader
  • Gjennomføre ulike utvelgelsesmetoder, som for eksempel CV-gjennomgang og sjekk av referanser, intervju og prøvejobbing
  • Ta avgjørelser basert på informasjonen du har samlet om kandidatene
  • Ansette riktig kandidat

Hvordan fungerer en rekrutteringsprosess?

Utredning av behov – behovsanalyse

Rekruttering handler om å gi bedriften mer egnet kompetanse. Man ønsker altså å fylle et kompetansebehov. Et behov for kompetanse betyr likevel ikke alltid at bedriften skal rekruttere. Still deg selv følgende spørsmål før du starter en rekrutteringsprosess:

  • Hvilke ferdigheter mangler jeg?
  • Er behovet for kompetanse pressende eller ikke?
  • Finnes kompetansen allerede internt i bedriften? Er det mulig å omplassere personale eller endre oppgaver for en som i dag besitter denne kompetansen?
  • Er det mulig å utvikle kompetanse internt gjennom opplæring, kurs og coaching?

Proaktiv eller reaktiv rekruttering?

I dag jobber mange bedrifter mer reaktivt enn proaktivt i sin rekruttering. I de fleste tilfeller starter rekrutteringsprosessen først etter at et behov har oppstått – men da er det som regel allerede for sent. En rekrutteringsprosess er omfattende og tidkrevende. Hvis du rekrutterer mer reaktivt, kan det derfor ta altfor lang tid før den nye stillingen er besatt. 

Sørg heller for å jobbe proaktivt for å effektivisere rekrutteringsprosessen. Da slipper du å rekruttere under tidspress og har større sjanse for å finne den kandidaten som er perfekt for stillingen. 

Arbeid strategisk og intervju folk med jevne mellomrom for å hele tiden holde øynene åpne. Da vil du enkelt kunne finne riktig person til den ledige stillingen når behovet melder seg. Det er med andre ord bedre å gjøre ett intervju per måned i et år enn tolv intervjuer i samme måned. 

Du vet at Worko hjelper deg med å rekruttere proaktivt, slik at du kan få tilgang til de beste kandidatene. Vi tar løpende kontakt med aktuelle kandidater og holder kontakt med de mest interessante personene. Vi har også et godt overblikk over når disse er tilbøyelige til å bytte jobb.

Vi anbefaler at du rekrutterer basert på kompetanse. Du kan lese mer om dette her.

Forberedelse til en rekrutteringsprosess

Før du setter i gang med rekrutteringsprosessen, trenger du å gjøre et solid forarbeid. Det er viktig at du har oversikt over hva stillingen du rekrutterer til innebærer, og hvilke krav som stilles til den ansatte. 

Før rekrutteringsprosessen starter må du avklare hvilke behov bedriften og hvordan dette skal fylles. Deretter er det en fordel å gjennomføre en stillingsanalyse (jobbanalyse) som gir deg grunnlaget for å utarbeide en kravprofil. Disse hjelper deg med å formulere stillingsannonse og annet rekrutteringsmateriell, samt å sette mål og lage en rekrutteringsgruppe.

Stillingsanalyse
Stillingsanalysen er en analyse av selve stillingen, samt hvilke ansvar og plikter som kommer med stillingen. Med en jobbanalyse får du en bedre forståelse av hvilke kompetanser du leter etter i kandidaten. Disse trenger hen til å utføre arbeidsoppgavene.

Kravprofil  
En kravprofil samler alle kravene som stilles til den som blir ansatt til å fylle stillingen. En kravprofil beskriver med andre ord den perfekte kandidaten. Stillingsanalysen fungerer som grunnlag for kravprofilen, fordi den baserer seg på de faktiske oppgavene og situasjonene knyttet stillingen. Dette tydeliggjør hvilke krav som stilles til kandidaten.

Noen av de vanligste kravene som vanligvis er inkludert i en kravprofil er:

  • Opplæring
  • Erfaring
  • Kunnskap, ferdigheter og evner
  • Personlige karakteristikker
  • Interesse og utviklingspotensial
  • Praktiske krav

Annonse- og rekrutteringsmateriell

Stillingsanalysen og kravprofilen ligger til grunn når du skal lage en troverdig og interessant stillingsannonse. Det viktigste er at du beskriver rollen på en realistisk måte. Kandidaten må få et nøyaktig bilde av stillingen. Dette reduserer blant annet risikoen for at vedkommende skaper seg et feil bilde av stillingen og takker nei til stillingen på grunn av andre forventninger.

Mål- og rekrutteringsgruppe

Sørg for å alltid sette et mål for rekrutteringen og undersøk hvilke parter som bør involveres i selve rekrutteringsprosessen.

Hvordan velge riktig kandidat?

Rekrutteringsprosessen består av flere steg og i løpet av prosessen skal det tas flere valg. For å velge riktige kandidater bruker man vanligvis utvalgsspørsmål i søknadsprosessen, CV-gjennomgang, intervjuer, evnetester, personlighetstest og cases.

Ta alltid hensyn til følgende punkter når du velger en kandidat: 

Kravprofil 
Hva er kompetansen som skal evalueres under rekrutteringsprosessen og hvordan kan denne kompetansen best måles?

Validiteten til utvelgelsesmetoden 
Hvor god er utvelgelsesmetoden til å spesifisere kandidatenes fremtidige arbeidsprestasjoner? Validiteten til utvelgelsesmetoden varierer selvfølgelig mye – evnetester har for eksempel høy validitet. Plasser alltid metodene med størst validitet først i prosessen. 

Ressurser og effektivitet
Noen utvelgelsesmetoder krever mer ressurser enn andre. Hvilke ressurser i form av tid og penger har din bedrift? Vurder alltid ressurser når du velger utvelgelsesmetoder og utformer rekrutteringsprosessen.

Kandidaterfaring
Tenk alltid på hvordan rekrutteringsprosessen vil oppleves av kandidatene. Søknadsprosessen bør være så enkel som mulig. Det er også en fordel om utvelgelsesmetodene er både morsomme og engasjerende.

Rekruttering som markedsføringskanal

I løpet av rekrutteringsprosessen vil kandidatene gjøre seg opp en mening om bedriften for å avgjøre om stillingen og arbeidsplassen er av interesse eller ikke. Kandidatene tar inn og analyserer informasjon på mange forskjellige måter. Dette kan være alt fra samtaler med rekrutterere og ledere til informasjon på karrieresider og i e-post. Opplevelsen påvirkes selvsagt også av hvordan kandidaten blir behandlet, hvor lang tid rekrutteringsprosessen tar og hvordan utvelgelsen og vurderingen gjøres.

Rekrutteringsprosessen er en svært viktig del av bedriftens markedsføring. Dersom kandidaten har en negativ opplevelse av rekrutteringen, kan det hende at han eller hun deler dette med venner og bekjente som igjen sprer ordet videre.

Alle som er involvert i rekrutteringsprosessen, bør være klar over dette og gjøre en innsats for å markedsføre bedriften på best mulig måte.

Hvordan jobber vi i Worko med våre kunder for å lykkes med en god rekrutteringsprosess?

For oss går en optimal rekrutteringsprosess fra A til Å. Det er ved hjelp av dette vi kan hjelpe våre kunder å lykkes med en vellykket rekruttering. 

Arbeidsprosessen vår starter alltid med en workshop hvor vi går gjennom kundens bedrift etterfulgt av en spørreundersøkelse hvor vi utvikler den optimale målgruppen for egnede kandidater. Vi fortsetter deretter å finne og kontakte relevante personer, som vi så fortløpende kommer tilbake til. Vi kvalifiserer søkerne på en unik måte, som gjør at kun de aller beste går videre til intervju. 

Når kandidatene er valgt ut hjelper vi deg med å sette opp intervjuene du og dine kollegaer gjennomfører på egen hånd. Etter at intervjuene og andre utvelgelsesmetoder er gjennomført gir vi råd og oppfølging. 

Med andre ord sørger vi for at din rekruttering fungerer så smidig som mulig.

Derfor vet vi hvordan vi kan hjelpe kundene våre på best mulig måte

For å kunne tilby en effektiv rekrutteringsprosess, sørger vi i Worko for å følge deg opp før og etter hvert steg i prosessen. Følgende er områder vi fokuserer på:

  • Hvordan bedriften skal jobbe med historiefortelling og presentasjon av rollen
  • Avstemming rundt kandidatens preferanser og tilbakemeldinger
  • Balanse mellom salg og kvalifisering
  • Beslutninger om neste trinn

Vi er alltid nøye med å få tilbakemeldinger fra kandidater for å finne ut hvor godt vi har lykkes med å tiltrekke dem. I tillegg finner vi ut hvor flinke vi er til å presentere våre kunder og om vi har lykkes med å matche stillingsbeskrivelsen med kandidatenes faktiske preferanser. Det er takket være denne tilnærmingen at vi hele tiden blir enda bedre på det vi gjør og kan tilby alle våre kunder en virkelig god rekrutteringsprosess.

Ønsker du også hjelp til å rekruttere de absolutt beste kandidatene til din bedrift? Da synes vi du bør kontakte oss i Worko i dag. Vi lover at du sammen med oss ​​vil kunne ta det neste store steget i riktig retning.

Les mer om hvordan et samarbeid med Worko fungerer